Ngày nay, mở quán cà phê là xu hướng khởi nghiệp đang rất hot, được các bạn trẻ yêu thích và lựa chọn. Bởi vì là một ngành hot nên sự thị trường kinh doanh quán cafe có sự cạnh tranh khốc liệt. Không phải ai kinh doanh cũng thành công, chỉ cần một bước đi sai lầm, bạn có thể bị thua lỗ, dẫn đến đóng cửa trong một thời gian ngắn.
Vì thế, để kinh doanh thành công và tránh được những sai lầm không đáng có, bạn nên học hỏi kinh nghiệm mở quán cafe từ những hệ thống đã thành công, cập nhật thêm nhiều kiến thức cần thiết.
Và để giúp những người trẻ mở quán cafe đông khách, đi đúng hướng khi kinh doanh cafe, bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm kinh doanh cafe quan trọng nhất. Những thông tin trong bài được người viết đúc kết dựa trên kinh nghiệm khởi nghiệp kinh doanh cafe cá nhân và sau 4 năm làm nhân viên và quản lý tại các hệ thống cafe lớn như The Coffe House, Highland Coffee.
Để kinh doanh cafe thành công, bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm mở quán cafe từ người đi trước
Cũng như những ngành nghề kinh doanh khác, khi mở quán cafe, bạn có sự đầu tư nghiêm túc cả về công sức, thời gian và tiền bạc. Việc đầu tiên mà bạn cần làm là dành thời gian tìm hiểu, học hỏi và phân tích những yếu tố quyết định sự thành công của việc kinh doanh cafe.
Bạn cần học hỏi kinh nghiệm mở quán cafe từ những người đi trước. Việc tìm hiểu xem tại sao hệ thống này thành công, tại sao hệ thống kia thất bại và rút ra bài học, kinh nghiệm là điều rất quan trọng. Đây cũng là cách để bạn tìm phương pháp kinh doanh phù hợp nhất với mình. 
Trước khi mở quán cà phê, bạn cần khảo sát thị trường để nắm tình hình
Theo kinh nghiệm mở quán cà phê thì bạn hoàn toàn có thể tự nghiên cứu và phân tích bằng cách tìm đọc thông tin trên internet, thường xuyên ngồi cafe để có quan sát thực tế. Tốt nhất, bạn nên dành thời gian ghé các quán cafe khác nhau trên địa bàn. Hãy chú ý phân tích tập khách hàng riêng của từng quán, đồng thời tìm điểm chung giữa họ.
Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát để mở quán cà phê, bạn cần quan tâm đến tập khách hàng của các quán cà phê.
Hãy tự đặt câu hỏi và đúc kết xem khách hàng - họ là ai? Họ thường đến quán cafe để làm gì? Khách hàng đến quán đông nhất trong khoảng thời gian nào? Cách trang trí, phục vụ của từng quán cafe ra sao? Hoặc mở quán cà phê cần những gì?
Về cơ bản, việc đi cafe và thưởng thức uống cafe của người dân ở 2 thành phố lớn là Hồ Chí Minh và Hà Nội có những đặc điểm chung sau đây:
Khách hàng nữ thường ưa chuộng mô hình kinh doanh cafe có view đẹp
Giống như kinh doanh các loại hình sản phẩm khác, muốn kinh doanh quán cafe hiệu quả, bạn cần có sự chuẩn bị, nghiên cứu và phân tích thị trường, khách hàng một cách nghiêm túc. Chỉ khi biết được khách hàng là ai, đối thủ là ai, bạn mới có chiến lược phù hợp.
Mở quán cafe cần những gì? câu hỏi này sẽ dễ thực hiện và đơn giản hơn nếu bạn xác định chính xác mục tiêu mà mình muốn đặt ra. Lời khuyên dành cho bạn, đó là hãy bình tĩnh ngồi xuống, cầm bút và viết ra tất cả những điều mà bạn mong muốn đạt được với ý tưởng mở quán cafe của bạn.
Thông thường, theo kinh nghiệm kinh doanh quán cafe từ người đi trước, các mục tiêu mở quán cafe sẽ liên quan đến việc xây dựng hình ảnh quán, thiết kế không gian, lợi nhuận, doanh số, các chi nhánh mở thêm,.... Việc xác định rõ ràng mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng, thực tế.
Đặc biệt, các mục tiêu đó phải đo lường được và có mốc thời gian tương ứng để hoàn thành.
Theo kinh nghiệm kinh doanh quán cafe từ những người thành công thì đa phần những quán cafe kinh doanh thất bại đều có điểm chung là lộ trình nóng vội, không có kế hoạch xây dựng kế hoạch kinh doanh chỉn chu, chi tiết trước khi bắt tay vào thực hiện.
Do đó, kinh nghiệm kinh doanh quán cafe cực kỳ quan trọng mà bạn nên lưu ý, đó là phải xây dựng kế hoạch kinh doanh trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ việc gì. Quá trình lập kế hoạch kinh doanh giúp bạn hiểu sâu hơn về tập khách hàng, thị trường, đối thủ và phỏng đoán được các con số để có thể đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất. 
Không lập kế hoạch chi tiết là cách mở quán cafe dễ dẫn đến thất bại
Đặc biệt, dựa trên kế hoạch mở quán cafe, bạn sẽ dễ dàng vẽ ra những giai đoạn phát triển cụ thể của quán. Hoặc chỉ đơn giản là đưa ra các chiến lược về quy trình quản lý và vận hành để quán hoạt động một cách suôn sẻ nhất.
Để có được kế hoạch mở quán cafe cụ thể, chi tiết giúp quán cafe thành công, người làm chủ cần nghiên cứu, phân tích và đưa ra các câu trả lời chính xác cho hàng loạt câu hỏi sau:
Trên đây là những câu hỏi mà bạn cần trả lời càng cụ thể càng tốt khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Để có kế hoạch tốt và tính khả thi cao, bạn không thể ngồi ở nhà và “vẽ” ra các số liệu hay câu trả lời mang tính chủ quan, phiến diện.
Thay vào đó, bạn phải tìm kiếm, tổng hợp dựa trên số liệu ngoài thực tế.
Một trong những cách mở quán cafe để tránh tối đa sai sót mà bạn nên làm, là đến những quán cafe kinh doanh thành công để quan sát; học tập kinh nghiệm kinh doanh quán cafe của họ.
Sau đó có thể tổng hợp và làm nên một bản kế hoạch có tính ứng dụng cao. Ngoài ra, bạn có thể mang bản kế hoạch này cho bạn bè, người thân để xin ý kiến đóng góp từ họ. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh và sửa chữa để bản kế hoạch được hoàn chỉnh.
Sau khi lên kế hoạch kinh doanh quán cà phê, bạn cần chọn mặt bằng để mở quán. Vì địa điểm là yếu tố hàng đầu quyết định đến 30% sự thành công của quán. Trước khi quyết định chọn mặt bằng, bạn cần cân nhắc các yếu tố sau:
Chọn mặt bằng mở quán cafe là kinh nghiệm kinh doanh quán cafe rất quan trọng
Thông thường, những mặt bằng được đánh giá đẹp và tốt cho việc kinh doanh cà phê thường nằm ngay mặt tiền, gần ngã tư, trung tâm mua sắm, khu dân cư, tòa nhà văn phòng hoặc các trường đại học.
Khi đã tìm được vị trí ưng ý để thuê mặt bằng, bạn cần chú ý đến tất cả các điều khoản trong hợp đồng thuê mướn mặt bằng. Hợp đồng càng chi tiết, càng rõ ràng sẽ càng tránh được tình trạng bị thu lại bất ngờ hoặc bị tăng giá. Tốt nhất, bạn nên thuê luật sư để được tư vấn pháp lý trước khi làm hợp đồng.
Mặt bằng quán cafe cũng là một điểm cần chú trọng để kinh doanh quán cafe hiệu quả
Dựa trên kinh nghiệm mở quán cafe thực tế thì chi phí thuê mặt bằng thường dao động từ 10 - 30 triệu/tháng tùy vào vị trí và diện tích. Nếu bạn kinh doanh ở quê, ở tỉnh lẻ, mức chi phí sẽ thấp hơn.
Dù bạn kinh doanh quán cafe ở quy mô và hình thức nào đi chăng nữa thì cũng đều cần đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Để tránh những rắc rối không đáng có về sau, chủ quán cần thực hiện đầy đủ tất cả mọi thủ tục cần thiết trước khi mở quán, bao gồm:
Một trong những yếu tố quyết định đến thành công của mô hình kinh doanh cafe chính là nhà cung cấp nguyên vật liệu. Vì thế, bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu đạt chất lượng tốt, giá cả hợp lý và phù hợp với mục tiêu kinh doanh trong tương lai.
Tùy vào mô hình kinh doanh cafe và mục tiêu kinh doanh quán cafe cụ thể, ví dụ như bán cafe kèm thêm các loại trà, nước ép, sinh tố, bánh ngọt, đồ ăn vặt hoặc chỉ bán riêng cafe mà bạn lập danh sách các nguyên liệu cần mua. Từ đó giúp bạn tìm kiếm được các nhà cung cấp tương ứng.
Bạn nên tìm đơn vị cung cấp nguyên vật liệu chất lượng là kinh nghiệm kinh doanh quán cafe tốt
Về cơ bản, khi bắt tay vào kinh doanh cafe, bạn cần nhập các nguyên vật liệu sau đây:
Theo kinh nghiệm mở quán cafe, bạn cần có sự chuẩn bị chu đáo về máy móc và thiết bị hỗ trợ cho việc pha chế cafe:
Mua thêm một số máy móc cần thiết là kinh nghiệm mở quán cafe hiệu quả
Tương tự như việc chuẩn bị nguyên vật liệu, bạn cũng cần lập danh sách các loại thiết bị, máy móc cần mua và ngân sách tương ứng là kinh nghiệm mở quán cafe cần thiết.
Trung bình, chi phí mua các loại máy móc này khoảng 30 - 100 triệu tùy chất lượng. Nếu tài chính không cho phép, bạn hãy ưu tiên mua các loại máy quan trọng trước, sau đó bổ sung dần dần thêm.
Nếu bạn kinh doanh cafe theo kiểu truyền thống, pha cafe phin, tính tiền thủ công, quy mô quán nhỏ lẻ thì các loại máy này không cần thiết.
Để thu hút sự chú ý của khách hàng và lôi kéo họ quay trở lại, bạn cần chú ý đến cách bày trí, thiết kế không gian trong quán. Tùy vào đối tượng khách hàng của quán mà bạn chọn phong cách trang trí phù hợp.
Vì thế, theo kinh nghiệm mở quán cafe, bạn cần nghiên cứu và khảo sát kỷ để hiểu rõ sở thích, thị hiếu của khách hàng tiềm năng, thiết kế đúng nhu cầu của họ.
Khi thiết kế không gian, phong cách cho quán cafe, bạn cần phân bố, sắp xếp vị trí và công năng từng khu vực sao cho khoa học, hợp lý. Ngoài ra, bạn cũng nên lựa chọn màu sắc, ánh sáng, lắp đặt biển hiệu và tìm các loại nội thất phù hợp với quán.
Việc trang trí quán cafe là kinh nghiệm kinh doanh cafe quan trọng
Ngày nay, để thu hút sự chú ý của các khách hàng trẻ, hầu hết các quán cafe đều tập trung phần lớn chi phí cho việc sáng tạo, thiết kế không gian quán đẹp mắt, nhiều góc check in.
Tuy nhiên trên thực tế, không phải lúc nào cách làm này cũng mang lại hiệu quả, đôi khi còn khiến bạn bị thâm hụt vốn.
Bởi việc dồn hết tài chính vào khâu thiết kế, trang trí quán sẽ làm cho nguồn vốn để thuê nhà,chuẩn bị nguyên liệu, tiếp thị, quảng cáo, vận hành quán giảm đi. Nếu bỗng nhiên “đứt vốn”, bạn sẽ khó lòng xoay sở và duy trì hoạt động quán về sau.
Nếu bạn mở quán cafe nhỏ, theo kinh nghiệm kinh doanh quán cafe, hãy thuê các dịch vụ thiết kế quán cafe chuyên nghiệp với mức chi phí từ 100.000 đồng/m2. Ngoài ra, các công việc đơn giản, bạn có thể tự tay thực hiện mà không cần thuê ngoài, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, công sức. Tự tay thực hiện còn giúp bạn tiết kiệm được 30-40% chi phí so với việc thuê ngoài.
Sau khâu trang trí quán, bạn cần thiết kế thực đồ uống nhằm thể hiện được chủ đề và tầm nhìn của quán. Để có ý tưởng thiết kế thực đơn, bạn nên chú trọng đến việc sắp xếp các loại đồ uống, tên gọi từng món, cách lựa chọn hình ảnh thực phẩm, màu sắc, font chữ cũng như những miêu tả về chất lượng, giá cả sản phẩm. 
Thiết kế menu đồ uống chi tiết là kinh nghiệm kinh doanh quán cafe hiệu quả
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể tự tay thiết kế bằng cách chụp ảnh sản phẩm, lên chi tiết các món đồ uống. Nếu có chút hiểu biết về đồ họa, bạn có thể dùng công cụ Illustrator, Photoshop,... để hỗ trợ, tạo nên menu chuyên nghiệp.
Ngoài ra, theo kinh nghiệm mở quán cafe, công cụ canva thiết kế trực tuyến cũng rất hữu ích cho những ai chưa có kinh nghiệm. Dĩ nhiên sau khi làm xong, bạn cần tham khảo ý kiến bạn bè để chỉnh sửa cho menu đẹp nhất.
Nếu kinh doanh cafe nhỏ lẻ, bạn có thể tự phục vụ. Còn nếu quán vừa và lớn thì việc thuê nhân viên là điều cần thiết. Nhân viên không chỉ cần có kinh nghiệm và mức lương thấp là được. Điều quan trọng nhất phải là sự chuyên nghiệp và thái độ đúng mực khi làm việc.
Sự khác biệt của kinh doanh quán cafe so với các ngành nghề khác nằm ở chất lượng dịch vụ mà bạn mang đến cho khách hàng. Do đó, muốn gây thiện cảm, tạo niềm tin với khách hàng và làm cho họ hài lòng, bạn cần xây dựng quy trình dịch vụ chuyên nghiệp.
Phải đảm bảo nhân viên có cách chào hỏi, giới thiệu thực đơn, giải đáp thắc mắc và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. 
Đào tạo nhân viên phục vụ chuyên nghiệp là kinh nghiệm mở quán cafe hiệu quả
Ở giai đoạn đầu kinh doanh quán cafe, bạn nên tìm và thuê nhân viên có kinh nghiệm trong việc pha chế và phục vụ để làm việc. Nhưng khi quán đã vận hành ổn định, cần sự phát triển về lâu dài, bạn nên tìm và đào tạo thêm những nhân viên mới có thái độ làm việc tốt nhất.
Tùy thuộc mô hình, quy mô và tình hình kinh doanh cà phê mà bạn linh hoạt thuê nhân viên theo tháng hoặc theo giờ. Hiện nay, chi phí chung dao động từ 5 - 7 triệu/tháng hoặc 12.000 - 15.000 đồng/giờ. Bạn nên có sự cân nhắc kỹ lưỡng để tối ưu chi phí.
Thái độ phục vụ của nhân viên là yếu tố giúp giữ chân khách hàng, thái độ thân thiện, sự hiếu khách và chu đáo của nhân viên sẽ làm nên một nhà hàng chuyên nghiệp trong mặt khách hàng, giúp bạn có kinh nghiệm kinh doanh quán cafe hiệu quả. Bạn nên cần vạch rõ kế hoạch đào tạo nhân viên, để giúp đội ngũ nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn.
Để quản lý tốt mô hình kinh doanh cafe bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp của Trust Sale, với phần mềm bán hàng này sẽ giúp bạn quản lý cửa hàng tốt hơn, từ khâu xuất – nhập sản phẩm đến khâu nhân viên...
Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm bán hàng hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được sử dụng những phần mềm chất lượng nhất.
Cuối cùng, sau khi đã thực hiện 11 bước trên, bạn cần lên kế hoạch quảng cáo, tiếp thị và truyền thông để nhiều khách hàng biết đến quán cafe của bạn.
Theo kinh nghiệm mở quán cafe, tốt nhất, bạn hãy xây dựng kế hoạch trước khai trương 1 tháng. Việc tận dụng các công cụ truyền thông trực tuyến như Google Maps, Instagram, Facebook, Now, Foody,... và các mối quan hệ riêng của bạn cũng rất hữu ích.
Mở quán cafe muốn thành công cần được quảng bá trên mạng xã hội
Để marketing cho mô hình kinh doanh cafe mới khai trương, bạn có thể áp dụng mô hình tiếp thị tại điểm bán, thực hiện các chương trình khuyến mãi hoặc quảng cáo trên Facebook bằng hình ảnh, video hấp dẫn, kích thích sự tò mò từ khách hàng.
Bạn cũng có thể khuyến khích khách hàng tương tác, checkin, review quán trên mạng xã hội để nhận thêm quà tặng.
Trên đây là tất cả những kinh nghiệm mở quán cà phê mà bạn cần phải nắm vững trước khi bước vào ngành kinh doanh đang rất hot này. Thực tế, bán cafe chưa bao giờ là công việc nhẹ nhàng, lợi nhuận cao như nhiều người vẫn mơ mộng. Bạn sẽ đối diện vô vàn khó khăn khi bắt đầu như thiếu vốn, làm việc liên tục, thua lỗ, quán vắng khách,...
Do đó, nếu quyết tâm khởi nghiệp bằng việc mở quán cafe, bạn nên nghiêm túc học hỏi kinh nghiệm kinh doanh quán cafe hiệu quả từ những người đi trước và các hệ thống lớn. Đồng thời chuẩn bị tâm lý vững vàng, lường trước những khó khăn để sẵn sàng vượt qua khi có bất trắc ập đến.
Trustsales phần mềm bán hàng đa kênh miễn phí
Nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng online
