Trang Chủ > KINH NGHIỆM KINH DOANH > Cách quản lý thu chi cửa hàng

Làm thế nào để quản lý thu chi tiền mặt ở cửa hàng - quy trình từ A - Z

02/03/2021 09:34     gtvseo

Tất cả hoạt động kinh doanh liên quan đến tiền mặt cần được ghi nhận, lưu trữ và lập báo cáo một cách chính xác, nhanh chóng để tiện cho người chủ quản lý. Tuy nhiên, phương pháp ghi chép truyền thống đang cho thấy nhiều bất cập, vì vậy chúng ta cần tìm giải pháp mới có rủi ro sai sót thấp hơn. Hãy cùng tìm hiểu về cách quản lý thu chi cửa hàng qua bài viết sau nhé.

cách quản lý thu chi cửa hàng - TrustSales
Quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng
cần phải có quy trình cụ thể, rõ ràng.

1. Các bộ phận tham gia quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng

Quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng yêu cầu sự tham gia từ nhiều bộ phận trong quan trọng trong cửa hàng. Vì công việc này khá phức tạp, mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự minh bạch rất cao từ các nguồn tiền thu chi.

1.1. Nhân viên bán hàng là bộ phận quan trọng tham gia quản lý thu chi ở cửa hàng

cách quản lý thu chi - TrustSales
Nhân viên bán hàng rất quan trọng trong hệ thống quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng.

Nhân viên bán hàng giữ vai trò quan trọng trong cửa hàng khi trực tiếp tham gia vào quá trình giao dịch, thu - chi tiền mặt với khách hàng. Để người chủ quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng tốt, tất cả những giao dịch này cần phải được ghi chép lại một cách cẩn thận và chính xác.

1.2. Chủ cửa hàng tham gia quản lý thu chi cho cửa hàng

Khi kết ca vào cuối ngày, người chủ cửa hàng phải tất toán, đối chiếu toàn bộ số tiền mặt đang có, hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra của cửa hàng. Công việc tốn nhiều thời gian này nhằm giúp hạn chế tối đa việc mất tiền và đồng thời nắm được tình hình buôn bán của cửa hàng.

1.3. Kế toán (tùy cửa hàng)

quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng - TrustSales
Kế toán có trách nhiệm thống kê, xử lý số liệu và tham vấn cho chủ doanh nghiệp.

Những cửa hàng lớn hoặc cửa hàng đặc thù như vật tư xây dựng, điện máy,... cần phải có kế toán để lập bảng cân đối thu chi. Họ sẽ ghi nhận mọi hoạt động có phát sinh tiền tại cửa hàng theo ngày, theo tuần, theo tháng rồi tổng hợp và xử lý số liệu. Từ đó tham vấn cho người chủ cửa hàng về tình hình kinh doanh cũng như nghĩa vụ thuế cần thực hiện, giúp người chủ quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng hiệu quả hơn.

Mặc dù vậy, người chủ cửa hàng cũng cần thường xuyên kiểm toán đối soát để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

2. Quy trình quản lý thu chi cửa hàng hiệu quả

Để tất cả các bộ phận trong cửa hàng có thể làm việc trơn tru, hạn chế sai sót thì cửa hàng phải có cách quản lý thu chi cửa hàng chuyên nghiệp, bài bản và có tính mở rộng cao. Việc này cũng góp phần giúp cho người chủ dễ dàng hơn trong việc nắm bắt tình hình tài chính của cửa hàng.

Dưới đây là sơ đồ quản lý thu chi cơ bản khá phù hợp cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, giúp doanh nghiệp có cách quản lý thu chi cửa hàng hiệu quả hơn:

2.1 Sơ đồ quy trình cách quản lý thu chi

cách quản lý thu chi tiền mặt - TrustSales
Sơ đồ quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng
điển hình.

2.2 Chi tiết về sơ đồ cách quản lý thu chi tiền mặt

  • Kiểm tra thông tin giao dịch:

Mọi thông tin giao dịch như số tiện, số lượng hàng hóa, số tiền thanh toán, ngày giờ, người thực hiện và nội dung có liên quan cần được kiểm tra cẩn thận trước khi tiến hành việc thu - chi. Sau đó, nhân viên bán hàng mới có thể thực hiện việc thu - chi tiền mặt được.

  • Chi tiền mặt:

Khi tiến hành bước chi tiền, những người liên quan cần lập phiếu chi một cách minh bạch, chính xác và rõ ràng. Tiếp đến, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kế toán sẽ tiến hành ghi nhận số tiền chi đó.

  • Thu tiền mặt:

Tương tự như quá trình chi tiền mặt, những bên liên quan sẽ tiến hành lập phiếu thu. Sau khi đã nhận đủ số tiền về cửa hàng, nhân viên phụ trách cần đưa thông tin đó về sổ bán hàng hoặc số kế toán một cách chính xác và chi tiết.

  • Báo cáo thu chi:

Cuối cùng vào cuối kỳ (ngày, tháng, quý, năm), người chủ cửa hàng hoặc nhân viên kế toán sẽ tiến hành ghi nhận, thống kê và lập bảng báo cáo cân đối thu chi tiền mặt. Từ đó, mọi hoạt động kinh doanh sẽ được quản lý chặt chẽ, chính xác. Người chủ cũng nắm bắt nhanh được tình hình cán cân thu chi của cửa hàng.

3. Ứng dụng phần mềm quản lý thu chi hiệu quả

cách quản lý thu chi cửa hàng bán lẻ - TrustSales
TrustSales, giải pháp quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng hiệu quả

Mặc dù vậy, việc quản lý sổ sách quản lý thu chi tiền mặt cửa hàng, sổ sách kế toán bằng tay truyền thống có rất nhiều bất tiện, kẽ hở, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, gian lận. Khi đó, những phần mềm bán hàng có hỗ trợ quản lý thu chi như TrustSales sẽ là giải pháp hoàn hảo khi cung cấp nhiều tính năng quản lý tích hợp tiện lợi, đơn giản và thông minh cho người chủ. Cụ thể:

  • Quản lý thu chi tự động:

Người chủ cửa hàng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi mọi giao dịch liên quan đến tiền như bán hàng, xuất hàng, nhập kho, đổi trả sản phẩm,... đều được phần mềm quản lý thu chi ghi nhận một cách tự động và chính xác. Từ đó, mọi dòng tiền ra vào cửa hàng đều được ghi nhận, kiểm soát và dễ dàng truy xuất.

  • Lập phiếu thu chi nhanh chóng:

Trong quá trình triển khai hệ thống, người chủ có thể tạo lập, tiếp cận được mọi tài khoản, phiếu thu - chi phát sinh. Không chỉ đơn giản hóa việc quản lý, tính năng này còn giúp cho nhân viên bán hàng rút gọn được quy trình làm việc khi có giao dịch phát sinh. Theo đó, nhân viên của bạn có thể lập nhanh chóng xuất phiếu thu chi với độ chính xác cao trong thời gian rất ngắn.

  • Báo cáo trực quan:

Không như các phương pháp ghi chép truyền thống, những phần mềm quản lý bán hàng thông minh như TrustSales có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh báo cáo thu chi nhanh chóng. Từ đó, người chủ cửa hàng có thể chủ động theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng bất kỳ lúc nào.

  • Tùy biến phân loại thu chi trong quy trình quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng:

Tính năng này cho phép người sử dụng cài đặt, thêm mới cũng như cập nhật tất cả các loại hình thu chi của cửa hàng nhu thu tiền qua ngân hàng, thu tiền mặt, thu tiền qua ví điện tử,.... vào trong danh sách.

  • Tạo tài khoản và thống kê tài khoản

Chủ cửa hàng có thể dễ dàng cấu hình, thêm mới, cập nhật hoặc phân quyền các loại tài khoản được sử dụng trong quy trình quản lý thu chi doanh thu cho cửa hàng. Trong khi đó, tính năng thống kê tài khoản sẽ giúp bạn nắm bắt được tất cả số tiền hiện có trong các tài khoản đang sử dụng của hệ thống.

Có thể thấy, khâu quản lý thu chi rất quan trọng vì nó giúp cho người chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như hạn chế được những tiêu cực, thất thoát có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Hy vọng qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết, bạn có thể cải cách quản lý thu chi cửa hàng một cách hiệu quả nhất.

 

Trustsales phần mềm bán hàng đa kênh miễn phí

Nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng online

Bài viết liên quan

TrustSales