Trang Chủ > QUẢN LÝ BÁN HÀNG > Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel

Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel đơn giản

03/03/2021 14:07     gtvseo

Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel là giải pháp tối ưu giúp chủ cửa hàng quản lý tốt các hoạt động kinh doanh. Phần mềm Excel tương đối dễ sử dụng, hầu hết mọi người đều có thể dễ dàng thuần thục. Tuy nhiên, liệu phần mềm này có thực sự tốt hoàn toàn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ về các chức năng phần mềm cũng như tìm lời giải đáp câu hỏi trên.

phần mềm bán hàng miễn phí bằng excel - TrustSales
Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel

1. Phần mềm quản lý bán hàng Excel là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng Excel là ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý các công tác bán hàng như tạo đơn hàng, làm báo giá, soạn hợp đồng mẫu, thống kê dữ liệu, báo cáo doanh số,... Thay vì cách thức quản lý thủ công bằng ghi sổ, chủ cửa hàng nên chọn phương án file Excel để tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác dữ liệu.

Excel sở hữu nhiều loại hàm, phép tính vi diệu, hỗ trợ người mới kinh doanh theo dõi và kiểm soát hoạt động mua bán, nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm, kho vận , công nợ, báo cáo doanh thu, lợi nhuận,..

phần mềm bán hàng bằng excel đơn giản - TrustSales
File Excel giúp hỗ trợ quản lý số liệu trong kinh doanh

Mặc dù thị trường hiện nay xuất hiện nhiều loại phần mềm online nhưng phần mềm quản lý bán hàng Excel vẫn được rất nhiều doanh nghiệp ủng hộ. Giao diện phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí dễ sử dụng, thân thiện, ít tốn kém chi phí đầu tư, Đây được xem là lợi thế của phần mềm Excel khi hướng đến phân khúc chủ cửa hàng hoặc sinh viên mới khởi nghiệp.

1.1 Ưu điểm của phần mềm bán hàng Excel miễn phí

  • Các thao tác quen thuộc, dễ dàng thiết lập hàm và phép tính.
  • Phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí, luôn có sẵn, dễ tìm kiếm và cài đặt.
  • Giao diện thân thiện, trình bày đẹp mắt, có tính chuyên nghiệp cao.
  • Các cấu trúc bảng đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tiện ích.
  • Phần mềm quản lý bán hàng Excel là lựa chọn hàng đầu dành cho những doanh nghiệp nhỏ, hoạt động bán hàng đơn giản.
  • Phần mềm bán hàng bằng Excel đơn giản và tương thích với các thiết bị khác như điện thoại, máy tính bảng.

tải phần mềm quản lý bán hàng bằng excel miễn phí - TrustSales
Ưu điểm khi quản lý bán hàng bằng file Excel

1.2 Nhược điểm khi sử dụng phần mềm Excel trong quản lý bán hàng

  • Excel được sử dụng miễn phí trên máy tính, không đồng bộ dữ liệu mạng nên tất cả dữ liệu đều được lưu vào một file trên máy tính. Điều này mang đến rủi ro cao cho người dùng khi máy tính bị lỗi, tắt nguồn đột ngột, dữ liệu file Excel có khả năng bị mất, rất khó để lấy lại được.
  • Quá trình xuất nhập hàng tương đối phức tạp và ảnh hưởng đến nhiều bộ phận phòng ban như kế toán, thu ngân, kiểm kho, thủ quỹ,...
  • Khi dữ liệu cần lưu trữ quá nhiều và phần mềm Excel đang dần trở nên quá sức chứa, máy tinh hoạt động chậm, làm ảnh hưởng đến tương độ công việc liền.
  • Mất thời gian để nhập liệu thủ công, có khả năng bị sai sót, nhầm lẫn.
  • Gây lãng phí thời gian và nhân lực do Excel chỉ cho phép một người sử dụng, không được sử dụng đồng thời như công nghệ điện toán đám mây.
  • Đòi hỏi người dùng phải thành thạo Excel do các hàm, công thức khá phức tạp.

2. Mục đích sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng file Excel

So với cách ghi chép thủ công, phần mềm Excel quản lý bán hàng ra đời được xem là giải pháp tối giản hóa các thao tác kiểm tra hàng hóa, tiết kiệm thời gian hơn. Chẳng hạn, chủ cửa hàng sẽ biết chính xác số lượng hàng xuất, nhập, tồn mỗi tháng, từ đó tính toán, lên kế hoạch nhập hàng để đảm bảo lượng tồn kho tối thiểu.

File Excel đồng thời giúp nhà quản lý nắm được tình hình kinh doanh tại cửa hàng, thống kê cụ thể số lượng hàng giao đi và nhập về theo từng ca nhân viên.

Từ đây, có thể thấy được phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí rất hữu dụng, giảm bớt lượng hàng hóa thất thoát, thâm hụt vốn, đảm bảo độ chính xác lên đến 70%.

3. Hướng dẫn chi tiết sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel

Bên cạnh việc tải xuống các phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel, bạn có thể tự tạo một phần mềm cơ bản để phù hợp với hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cụ thể cách tạo file Excel quản lý kho.

Trước hết, bạn cần tạo bảng Excel với những cột thông tín sau:

  • Ngày tháng bán hàng cụ thể.
  • Tên nhân viên bán hàng.
  • Tên sản phẩm, mặt hàng.
  • Số lượng hàng hóa.
  • Đơn vị tính.
  • Đơn giá 1 sản phẩm.
  • Thành tiền.
  • Thông tin khách hàng.

Ngoài ra, bạn nên tạo thêm cột lưu ý để nhắc nhở nhân viên áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng thân thiết, sản phẩm đang trong mùa sale,...

Đối với cột thành tiền, bạn chỉ cần áp công thức: Đơn giá * Số lượng cho ô đầu tiên, sau đó kép copy xuống các hàng bên dưới.

Tiếp theo, bạn nên tạo thêm các cột bổ sung sau để dễ dàng theo dõi và kiểm soát tổng tiền thu được đến thời điểm hiện tại.

  • Cộng dồn doanh thu.
  • Lũy kế cộng dồn hàng: Doanh thu cộng dồn + Phát sinh trong ngày.

Cuối cùng, nhân viên tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết vào phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí.

Nhìn chung, cách tạo phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel tương đối đơn giản, ai cũng có thể thực hiện được và không gây mất nhiều thời gian.

4. Các chức năng khác của phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí

4.1 Phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel

Bạn đang sở hữu khối lượng đơn hàng lớn nhưng không thể kiểm soát nổi bằng phương pháp ghi chép thủ công? Hãy để phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí TrustSales chia sẻ với bạn cách quản lý đơn hàng hiệu quả hơn bằng phần mềm Excel miễn phí.

Trong file Excel yêu cầu 3 bảng danh mục quan trọng gồm Sản phẩm, nhân viên và trạng thái đơn hàng. Sau đó, bạn tiến hành khai báo và nhập liệu thông tin cơ bản được sử dụng lập lại liên tục trong quá trình kinh doanh vào phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel.

phần mềm quản lý bán hàng bằng excel miễn phí - TrustSales
Quản lý đơn hàng bằng file Excel

Bên cạnh những thông tin bắt buộc trong phần mềm bán hàng bằng Excel miễn phí, bạn có thể tạo thêm nhiều cột, hàng với các thông tin bổ sung khác tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh từng ngành hàng. Dữ liệu cần được liên kết tự động với các báo cáo và dữ liệu nhập phát sinh đơn hàng.

Sau khi đã hoàn thành việc nhập liệu các danh mục trên vào phần mềm bán hàng bằng Excel đơn giản, bạn tiến hành nhập đơn hàng phát sinh. Mỗi khi phát sinh đơn hàng, ban cần mở thêm sheet mới để ghi lại đầy đủ thông tin của đơn hàng mới.

Một đơn hàng cần có những thông tin cơ bản sau: Ngày tháng đặt hàng, thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, trạng thái đơn hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền,...

4.2 Phần mềm bán hàng quần áo bằng Excel miễn phí

Khi kinh doanh cửa hàng quần áo, vấn đề nhà quản lý cần quan tâm hàng đầu đó là mẫu mã sản phẩm. Quần áo gồm nhiều mẫu mã, kích thước, màu sắc khác nhau nên khả năng thất thoát sẽ rất cao nếu không quản lý chặt chẽ quá trình xuất nhập hàng.

download phần mềm bán hàng miễn phí bằng excel - TrustSales
Quản lý mẫu mã sản phẩm quần áo bằng phần mềm bán hàng bằng Excel đơn giản

Do đó, khi nhập liệu phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel bán hàng quần áo, bạn cần chú ý các thông tin sau:

  • Mã sản phẩm.
  • Tên hàng hóa: Áo thun, quần bò, đầm, váy, áo sơ mi,...
  • Kích cỡ sản phẩm: Size S, M, L, XL,..
  • Màu sắc sản phẩm: Trắng, xanh, đỏ, vàng,..
  • Ngày nhập hàng.
  • Ngày xuất hàng.
  • Tồn kho.

4.3 Phần mềm quản lý kho bằng Excel

Tồn kho luôn là vấn đề nhức đầu của nhiều nhà quản lý. Thay vì phương pháp sổ sách thủ công, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm Excel quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho bằng Excel để tiện theo dõi, đồng thời giảm thiểu các sai sót xảy ra.

phần mềm quản lý bán hàng bằng excel - TrustSales
Quản lý kho hiệu quả hơn nhờ file Excel

Trước hết, bạn cần thiết lập bảng và nhập dữ liệu vào file Excel. Cụ thể gồm các sheet sau:

  • Bảng nhập số liệu.
  • Báo cáo xuất nhập tồn: Tên mặt hàng, đơn vị tính, mã hàng, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
  • Mẫu phiếu xuất kho, nhập kho.
  • Sổ kho.
  • Sổ chi tiết hàng hóa.

Tùy thuộc vào mục đích quản lý cửa hàng mà bạn có thể bổ sung các thông tin liên quan đến ngành hàng để tiện theo dõi theo từng giai đoạn ngày, tháng, quý, năm.

>> Xem ngay bài viết phần mềm quản lý doanh thu bằng Excel để giúp bạn quản lý cửa hàng hiệu quả và nhanh chóng hơn nhé!

4.4 Phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí

Bên cạnh quản lý nội bộ cửa hàng, bạn còn cần phải theo dõi và cập nhật thông tin khách hàng để lên kế hoạch chăm sóc khách hàng toàn diện. Điều này không những giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tăng sự hài lòng của khách hàng, giữ chân khách hàng cho những đơn tiếp theo.

phần mềm bán hàng bằng excel miễn phí - TrustSales
Quản lý khách hàng bằng file Excel

Chẳng hạn, với những thông tin như ngày tháng năm sinh, chủ cửa hàng có thể linh hoạt thực hiện các chương trình ưu đãi chỉ dành riêng cho các đối tượng khách có sinh nhật trong tháng hoặc giảm giá sâu dành cho học sinh, sinh viên mùa “back to school”.

Mẫu file Excel quản lý khách hàng tiêu chuẩn gồm các thông tin sau:

  • Tên khách hàng.
  • Số điện thoại.
  • Địa chỉ, khu vực sinh sống.
  • Ngày tháng năm sinh.
  • Email.

4.5 Phần mềm quản lý công nợ bằng Excel miễn phí

Phần mềm quản lý công nợ bằng Excel hỗ trợ chủ cửa hàng theo dõi công nợ của từng khách hàng, nhà cung cấp chính xác, đầy đủ. Có hai loại công nợ phát sinh hiện nay là công nợ phải thu và công nợ phải trả, tương ứng với công nợ của khách hàng và công nợ của nhà cung cấp.

phần mềm bán hàng excel miễn phí - TrustSales
Quản lý công nợ chính xác, đầy đủ bằng file Excel

Một phần mềm theo dõi công nợ gồm những thông tin sau:

  • Danh mục nhà cung cấp, khách hàng: Tên, địa chỉ, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại, mặt hàng,..
  • Báo cáo chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, khách hàng.
  • Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả gồm: Số thứ tự, mô tả công nợ phát sinh (tên nhà cung cấp/ khách hàng, mã hàng, tên hàng, cột phân loại nhà cung cấp và khách hàng), dữ liệu về công nợ (phải trả đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, phải trả cuối kỳ),...

4.6 Phần mềm kế toán bán hàng bằng Excel miễn phí

Phần mềm Kế toán bán hàng bằng Excel cho phép người dùng dễ dàng quản lý các hạng mục thu chi, tài chính, chi phí hàng hóa, doanh thu bán hàng,... Việc sử dụng phần mềm đã phần nào giảm nhẹ lượng công việc thủ công cho nhiều kế toán viên, đảm bảo số liệu lưu trữ có độ chính xác cao.

phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng excel - TrustSales
Quản lý kế toán bán hàng bằng file Excel chính xác

Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp để đánh giá mức độ phù hợp của loại phần mềm này. Do Excel chỉ hỗ trợ một số chức năng đơn giản, không thể đáp ứng được nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh trong tương lai.

Hơn nữa, phần mềm Excel vẫn còn tồn tại các hạn chế nhất định như tính bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu đột ngột, không đồng bộ số liệu theo thời gian thực,...

4.7 Phần mềm Excel quản lý mua hàng miễn phí

Bên cạnh những phần mềm Excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp như ERP, SAP, các doanh nghiệp nhỏ lẻ có xu hướng sử dụng phần mềm quản lý mua hàng bằng Excel. Đây được xem là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo công tác quản lý hiệu quả.

phần mềm quản lý bán hàng excel - TrustSales
Quản lý mua hàng bằng file Excel

Nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát chặt chẽ quy trình, kế hoạch mua hàng, kế hoạch nhận hàng và phương thức vận chuyển,.. Thiết lập thêm trạng thái đơn hàng như đã đặt đơn, đang chờ xác nhận, đang chờ nhập hàng,... Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ báo cáo tình hình mua hàng có liên quan mật thiết với hàng tồn kho.

4.8 Phần mềm quản lý nhà hàng bằng Excel hoàn toàn miễn phí

Đối với ngành kinh doanh nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, nhà quản lý cần chú ý đến định lượng nguyên liệu của từng món. Do lượng thông tin phức tạp gồm các thành phần, đơn vị tính và định mức khác nhau nên phương pháp quản lý thủ công là không thể áp dụng được.

Phần mềm quản lý nhà hàng bằng Excel hỗ trợ người dùng theo dõi các nguyên liệu đầu vào, định mức từng món ăn, kiểm soát hàng tồn kho tối thiểu một cách chính xác hơn. Tuy nhiên, giải pháp này không phù hợp với những mô hình kinh doanh lớn, khả năng cao sẽ phát sinh sự cố nếu sử dụng lâu dài.

phần mềm quản lý bán hàng excel miễn phí - TrustSales
Quản lý định mức nguyên phụ liệu món ăn

5. Tải các phần mềm Excel bán hàng miễn phí

Dưới đây là một số phần mềm quản lý bán hàng Excel miễn phí:

tải phần mềm quản lý bán hàng bằng excel miễn phí - TrustSales
Phần mềm Excel quản lý bán hàng TrustSales giúp việc kinh doanh trở nên đơn giản

TrustSales là một phần mềm Excel quản lý bán hàng đang được nhiều chủ doanh nghiệp lớn nhỏ ưa chuộng vì độ tiện lợi và thân thiện. Với phần mềm doanh nghiệp TrustSales, bạn có thể dễ dàng quản lý mọi khâu trong kinh doanh như: quản lý hàng hóa, quản lý nhập - xuất hàng, quản lý công nợ, quản lý sản phẩm. Ngoài ra, TrustSales hỗ trợ bạn quản lý sản phẩm và khách hàng đa kênh như Landingpage, Lazada, Fanpage,.. tập trung tại 1 giao diện. Giúp tiết kiệm thời gian làm việc, số liệu được chính xác và nâng cao hiệu quả làm việc nhân viên. Trải nghiệm dùng thử 7 ngày miễn phí các chức năng tại đây

Trên đây là một số thông tin về phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel. Hy vọng bài viết đã giúp các chủ cửa hàng tìm được phương pháp quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí tối đa. Nhìn chung, dùng Excel để quản lý bán hàng sẽ phù hợp với các cửa hàng offline hơn là các mô hình kinh doanh online đa kênh. Để hoàn thiện hệ thống quản lý và tránh các lỗi phát sinh, hãy thử cân nhắc các phần mềm quản lý Online, chẳng hạn như phần mềm của TrustSales.

 

Trustsales phần mềm bán hàng đa kênh miễn phí

Nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng online

Bài viết liên quan

TrustSales