Mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel miễn phí

Hiện nay, để việc quản lý đơn hàng dễ dàng, nhiều chủ shop thường dùng Excel hoặc phần mềm. Phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel là cách tương đối đơn giản được khá nhiều người chọn dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xây dựng và thao tác ra sao để quản lý đơn hàng hiệu quả.

Hiểu được khó khăn nêu trên. TrustSales chia sẻ đến bạn phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel chi tiết nhất. Cùng đọc ngay.

Phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel

1. Quản lý đơn hàng đơn giản bằng file Excel quản lý đơn hàng

File Excel quản lý đơn hàng khá dễ tạo, sau khi xem hướng dẫn dưới đây bạn có thể tự tạo và dùng riêng cho shop của mình. Excel sẽ giúp bạn theo dõi tình hình đơn hàng cách dễ dàng hơn.

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng gồm các file như sau:

1.1 Khai báo các hạng mục cần thiết

Muốn quản lý đơn hàng bằng Excel hiệu quả cần khai báo toàn bộ những danh mục sau đây:

• Danh mục hàng hóa.
• Tên sản phẩm.
• Mã hàng: tên sản phẩm đã được mã hóa.
• Đơn vị tính.
• Danh mục nhân viên.
• Tên người phụ trách.
• Số điện thoại liên hệ.
• Trạng thái đơn hàng.
• Tình trạng sản phẩm: đã gửi, hủy hàng, đang giao, chưa gửi,...

> Hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý kho chuyên nghiệp
> Tải miễn phí phần mềm quản lý doanh thu bằng Excel mới nhất

1.2 Nhập thông tin của đơn hàng

Phần tiếp theo trong file Excel quản lý đơn hàng à mục nhập thông tin. Yêu cầu nhập thông tin của các mục sau:

• Ngày, tháng, năm nhận đơn hàng.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ liên hệ.
• Mạng xã hội facebook, zalo nhận đơn hàng.
• Mã hàng.
• Tên sản phẩm.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Thành tiền.
• Phí vận chuyển.
• Tổng tiền cần thanh toán.
• Số tiền đã nhận.
• Số tiền còn nợ.
• Nhân viên phụ trách.
• Ghi chú khác nếu có.

1.3 Báo cáo tình hình bán hàng trên file Excel quản lý đơn hàng

Phần cuối cùng của file Excel quản lý đơn hàng là mục báo cáo tình trạng bán hàng. Phần này là thống kê lại tất cả những việc bạn đã thực hiện trước đó. Yêu cầu phần báo cáo tình hình bán hàng gồm các chỉ tiêu sau:

• Ngày, tháng, năm.
• Doanh số bán hàng.
• Trạng thái.
• Số lượng đơn hàng.
• Nhân viên phụ trách.

Bên cạnh đó, báo cáo tình hình bán hàng còn được thể hiện qua biểu đồ tròn, biểu thị % để người xem dễ nắm bắt thông tin trọng yếu và có phương án quản lý đơn đặt hàng tốt nhất.

Báo cáo tình hình bán hàng qua biểu đồ trên file Excel quản lý đơn hàng đơn giản dễ nắm bắt số liệu

1.4 Các giải pháp quản lý hiệu quả khác thay cho quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

Việc quản lý đơn hàng bằng file Excel quản lý đơn hàng đơn giản phù hợp với lượng đơn hàng nhỏ lẻ. Nếu quy mô doanh nghiệp ngày càng phát triển, số lượng đơn hàng ngày càng nhiều thì không thể tránh được các sai sót trong các bước thực hiện.

Vì vậy, để chuyên môn hóa và tăng cường hiệu quả quản lý đơn hàng, bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý phục vụ việc kinh doanh chuyên nghiệp hơn thay cho việc quản lý đơn đặt hàng bằng Excel thông thường như:

• Phần mềm excel quản lý tổng thể.
• Phần mềm Excel quản lý bán hàng đơn giản.
• Phần mềm bán hàng cao cấp.
• Phần mềm quản trị doanh nghiệp.

2. Ưu nhược điểm khi quản lý đơn đặt hàng bằng Excel

2.1 Ưu điểm khi dùng file Excel quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng Excel đơn giản phổ biến trên toàn thế giới bởi nó thay thế sổ sách ghi chép, tối ưu được thời gian và công sức của chủ cửa hàng. Những ưu điểm của việc quản lý đơn hàng bằng Excel mang lại như:

• Dễ dàng thống kế dữ liệu

File Excel quản lý đơn hàng là một bảng tính được chia thành từng hàng và cột, bạn có thể thêm hoặc bớt một trường thông tin nào mà bạn cho là cần thiết một cách dễ dàng và tiến hành liệt kê số liệu bạn cần.

• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Sau khi liệt kê các thông tin cần thiết, vào các lần mở file sau bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy thông tin mình cần mà không cần mất nhiều thời gian rà soát lại sổ sách, thông tin như phương pháp ghi chép sổ sách truyền thống.

• Thiết lập hàm tính cho file Excel quản lý đơn hàng

Một ưu điểm của việc quản lý đơn hàng bằng Excel đơn giản được đánh giá cao chính là các hàm tính. Bạn có thể dùng các hàm tính để tính toán số liệu.

• Không mất phí

Sử dụng Excel để quản lý đơn hàng không cần tốn bất cứ chi phí nào. Chỉ cần cài Excel lên máy và sử dụng ngay.

2.2 Nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng Excel

Tuy file Excel quản lý đơn hàng đơn giản có nhiều ưu điểm nhưng vẫn có một số hạn chế nhất định như:

• Việc quản lý đơn hàng chỉ có thể áp dụng với số lượng đơn hàng nhỏ, lẻ, các trường thông tin đơn giản.
• Các hàm tính trong Excel cần phải được thiết lập đúng, nếu không sẽ làm sai lệch hoàn toàn kết quả tính toán.
• Tính bảo mật thông tin của file Excel không cao, có thể nhiễm virus từ máy tính. Khi mất dữ liệu có khả năng không thể khôi phục lại được.
• Quản lý đơn hàng bằng file Excel không có tính linh động cao vì không thể sử dụng online và trên mọi thiết bị. Cần phải sử dụng thiết bị cố định mới có thể mở file được.

Phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel miễn phí chỉ hiệu quả với số lượng ít, thông tin đơn giản

3. Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả với phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel miễn phí TrustSales

Để có giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả và chuyên môn cao, ngoài phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel miễn phí bạn có thể tham khảo thêm phần mềm TrustSales. Phần mềm quản lý này mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý:

• Tạo đơn hàng nhanh

Chỉ với 1 vài trường thông tin nhập sẵn đơn giản như tên sản phẩm, số lượng, số tiền, thông tin khách hàng,... là bạn có thể tạo ngay một đơn hàng giao cho đơn vị vận chuyển. Thông tin đơn hàng được lưu lại trên phần mềm, các số liệu đều được tính vào báo cáo.

• Theo dõi đơn hàng mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý đơn hàng TrustSales có cả tính năng online và offline, quản lý bán hàng đa kênh. Do đó, dù bạn không có mặt tại cửa hàng vẫn có thể theo dõi tình trạng đơn hàng ở bất cứ đâu.

• Tự động tạo báo cáo

Tất cả các số liệu đơn hàng đều được tổng hợp trên báo cáo. Báo cáo này được tự động tính toán kết quả mà không cần nhập hàm như file Excel quản lý đơn hàng. Bạn chỉ cần mở báo cáo đã có ngay kết quả để bạn theo dõi.

• Quản lý toàn bộ cửa hàng

Không chỉ quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý đơn hàng TrustSales còn có thể giúp bạn quản lý:

• Sản phẩm.
• Hàng tồn kho.
• Khách hàng.
• Nhân viên.
• Công nợ - thu chi.
• Báo cáo doanh thu.

Mọi thứ liên quan đến shop bạn đều có thể quản lý gọn gàng và hiệu quả khi sử dụng phần mềm TrustSales.

Đặc biệt, TrustSales được dùng miễn phí 7 ngày với các tính năng quản lý đơn hàng hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý thì hãy trải nghiệm TrustSales để giúp bạn quản lý cửa hàng hiệu quả mà không cần tốn bất cứ chi phí nào.

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng giúp việc kinh doanh tối ưu hiệu quả

Phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel nhằm mục đích hỗ trợ kinh doanh. Tùy vào nhu cầu cũng như quy mô cửa hàng, hãy chọn cho mình cách quản lý đơn hàng đơn giản, nhanh chóng và phù hợp nhất. Hy vọng qua bài viết này các bạn đã có thêm các mẫu Excel quản lý đơn hàng phù hợp và thông tin về các phần mềm quản lý hữu ích. Bạn có thể đăng ký trải nghiệm phần mềm 7 ngày miễn phí nhanh tại đây