Trang Chủ > Tin Tức > Cách quản lý cửa hàng tạp hóa

6 khó khăn khi quản lý cửa hàng tạp hóa và cách giải quyết

14/01/2020 17:09     ctg

Thời đại 4.0 đã thay đổi cách cửa hàng tạp hóa vận hành. Việc tính nhẩm, ghi sổ giấy dần bị thay thế bằng cách hình thức hiện đại hơn như quét mã vạch, xuất hóa đơn. Cách quản lý cửa hàng tạp hóa tiện nghi với các phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ kinh doanh chuyên nghiệp hóa hoạt động và thu hút nhiều khách hàng hơn.

Tuy nhiên, do mọi thứ đều được “cách mạng hóa”, dẫn đến nhiều khó khăn xảy ra trong quá trình quản lý cửa hàng tạp hóa. Làm thế nào để sử dụng máy quét mã vạch? Làm thế nào để in hóa đơn? Quản lý hàng tồn kho sao cho hiệu quả? Đây là những điều mà chủ các cửa hàng tạp hóa phải đối mặt. Cùng tìm hiểu chi tiết và tìm ra giải pháp qua bài viết dưới đây

cách quản lý cửa hàng tạp hóa - TrustSales
Quản lý cửa hàng tạp hóa trong thời đại 4.0 khó hơn bạn nghĩ

1. Quá tải về lượng hàng hóa, khó kiểm soát

Cửa hàng tạp hóa thường kinh doanh hàng trăm loại hàng khác nhau, thậm chí lên đến hàng nghìn sản phẩm với các cửa hàng có quy mô lớn. Làm sao để quản lý hết số lượng hàng hóa này, tránh thất thoát đồng thời tối ưu về mặt chi phí và doanh thu là câu hỏi khó.

Với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, vấn đề này trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa tối ưu nhất là bạn chỉ cần một phần mềm để quản lý tất cả các sản phẩm trong cửa hàng. Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hoá giúp tối ưu quy trình quản lý, giảm thiểu nhân công giúp tiết kiệm chi phí tối đa.

Cách thức quản lý cụ thể như sau:

  • Cách quản lý cửa hàng tạp hóa từ xa với sản phẩm có mã vạch: Thông tin sản phẩm sẽ được lưu trữ dưới hình thức mã vạch. Bạn chỉ cần quét mã vạch là có thể đọc được thông tin sản phẩm trên màn hình bán hàng.
  • Cách quản lý bán hàng tạp hóa với sản phẩm không có mã vạch: Bạn có thể tự tạo mã vạch, in ra và dán lên sản phẩm để quản lý như bình thường. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng mã SKU - mã quản lý hàng hóa nội bộ. Khi bán hàng, bạn chỉ cần nhập mã này trên máy, thông tin sẽ hiện ra.

cách quản lý một cửa hàng tạp hóa - TrustSales
Kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa bằng mã vạch và phần mềm

Nhờ việc quản lý sản phẩm thông qua mã vạch và phần mềm, bạn đã có cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả, kiểm soát công việc, số lượng hàng hóa của cửa hàng. Bên cạnh đó, bạn không còn phải phụ thuộc quá nhiều vào sổ sách để thống kê doanh thu. Nhờ đó, bạn có thể nắm rõ tình hình kinh doanh hơn và đưa ra quyết định đầu tư, mở rộng cửa hàng hợp lý, chính xác.

2. Thanh toán chậm, mất thời gian khi đông khách

Các cửa hàng không chỉ bán nhiều mặt hàng khác nhau, mà mẫu mặt hàng cũng có sự khác biệt về mẫu mã, chủng loại, giá. Nếu không có cách quản lý bán hàng tạp hóa hiệu quả, quản lý chi tiết thì rất dễ xảy ra nhầm lẫn, gây thất thoát doanh thu.

Ví dụ: Mặt hàng nước giải khát có đến chục hãng khác nhau, từ Coca, Pepsi, 7up, Sting đến các loại bia như Heineken, 333,... Mỗi hãng lại có vài loại khác nhau với mức giá chênh lệch. Nếu người bán nhớ nhầm giá thì cửa hàng sẽ lỗ nặng.

Sổ sách bằng giấy khó ghi chép chính xác giao dịch với nhiều khách hàng cùng lúc, chưa kể đến những khách mua sỉ hàng. Việc tính toán nhầm lẫn là điều rất dễ xảy ra. Ngoài ra, khi phải tính tiền cho nhiều khách đang chờ thanh toán, người bán có thể nhớ nhầm giá, hoặc đưa tiền thừa sai. Do vậy, quản lý cửa hàng tạp hóa theo cách này vô cùng rủi ro.

kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa - TrustSales
Khi khách hàng quá đông, việc tính tiền sai rất dễ xảy ra

Để giải quyết vấn đề này, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, một cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả. Lúc này, giá cả hàng hóa đã có sẵn trong mã vạch, bạn chỉ cần quét bằng máy quét mã vạch hoặc smartphone là có thể bán hàng, in hóa đơn như siêu thị. Với các món hàng không có mã vạch thì bạn có thể nhập mã SKU và xem giá trên phần mềm

Phần mềm không những cho bạn cách quản lý cửa hàng tạp hóa từ xa hiệu quả mà còn giúp bạn tính toán và in hóa đơn chi tiết, bạn không cần tính tay nữa. Nhờ đó, khách hàng không phải chờ đợi lâu, và bạn thì có thể bán hàng nhanh hơn.

Theo kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa, vì cửa hàng tạp hóa có thể bán hàng sỉ hoặc lẻ, nên bạn có thể sử dụng tính năng đơn vị tính để cài đặt giá riêng khi khách mua sỉ.

Bạn có thể xem hướng dẫn thao tác bán hàng POS chuyên nghiệp với phần mềm bán hàng TrustSales, cách quản lý một cửa hàng tạp hóa hiệu quả trong video dưới đây:


Bạn hãy dùng thử TrustSales, giải pháp cung cấp cách quản lý một cửa hàng tạp hóa hiệu quả ngay để trải nghiệm những tính năng quản lý cửa hàng tạp hóa “siêu năng” của phần mềm!

3. Dễ thất thoát hàng hóa

Sự phát triển của máy móc, công nghệ đã cho con người nhiều sự lựa chọn thay thế hơn, giúp tiết kiệm thời gian công sức mà vẫn đảm bảo gia tăng hiệu quả. Quy luật này cũng được áp dụng vào kinh doanh, cách quản lý cửa hàng tạp hóa bằng phần mềm hiện đại đã và đang được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn.

Bởi sổ sách bán hàng tạp hóa chỉ phần nào giúp bạn thống kê được lượng hàng tồn trong kho mà không thể cho bạn con số chính xác và nhanh chóng về hàng nhập, hàng xuất với lượng hàng hóa khổng lồ.

cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả - TrustSales
Rất khó để tìm ra cách quản lý hàng tạp hóa hiệu quả chỉ bằng giấy tờ với số lượng lớn

Theo cách quản lý một cửa hàng tạp hóa truyền thống, chủ cửa hàng sẽ thống kê lượng hàng tồn kho bằng sổ giấy. Với số lượng hàng hóa lớn, bạn sẽ khó biết được cửa hàng đang thiếu món nào, dư món nào. Điều này khiến bạn gặp khó khăn khi cần ra quyết định nhập hàng, hoặc mở rộng kinh doanh.

Không quản lý tồn kho tốt, không những doanh thu giảm (không có mặt hàng khách muốn mua, mất khách) mà còn dẫn đến thất thoát hàng hóa do gián, chuột gặm, hoặc có người “tiện tay” bỏ túi.

Để xử lý trường hợp này hãy sử dụng phần mềm quản lý bán hàng TrustSales, cách quản lý hàng tạp hóa hiệu quả. Nhờ nó, bạn có biết được số lượng tồn kho của từng mặt hàng. Khi nhập kho, số lượng hàng hóa sẽ tăng lên, và khi bán hàng, phần mềm cũng tự động trừ vào số lượng tồn kho.

Ngoài ra, tính năng tồn kho còn giúp bạn biết được mặt hàng nào đang bị thất thoát để tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

cách quản lý cửa hàng tạp hóa từ xa  - TrustSales
Giao diện chức năng tồn kho trong phần mềm TrustSales

4. Luôn luôn "gắn chặt" với cửa hàng

Có thể nhiều người sẽ nói là nhiều hàng hóa cũng chẳng sao, bán quen rồi sẽ nhớ hết. Nhưng bạn sẽ sớm nhận ra vấn đề vào 1 ngày đẹp trời nào đó bạn có việc bận, phải đi ra ngoài, bạn bị ốm không thể bán hàng…

Hoạt động kinh doanh cửa hàng tạp hóa phụ thuộc rất nhiều vào người chủ. Bạn phải luôn luôn có mặt tại cửa hàng vì bạn là người duy nhất nhớ rõ giá cả, các mặt hàng đang bán. Nếu bạn có việc đột xuất thì cửa hàng phải tạm đóng cửa.

cách quản lý bán hàng tạp hóa - TrustSales
Cửa hàng phải tạm đóng cửa nếu không có người thay thế khi bạn bận rộn

Ngoài ra, nếu bạn muốn thuê nhân viên mới để mở rộng kinh doanh thì việc đào tạo để họ nhớ giá cả, quen với vị trí sắp xếp cửa hàng có thể tốn thời gian rất lâu. Hơn nữa, người nhân viên này cũng không thể thay bạn quản lý sổ sách chi tiêu.

Để bạn không phải luôn “dính chặt” ở cửa hàng, và có thể phân quyền cho người khác quản lý tiện lợi hơn thì cần tới cách quản lý bán hàng tạp hóa tốt hơn bằng việc sử dụng phần mềm TrustSales.

Phần mềm lưu trữ toàn bộ thông tin như chi tiết sản phẩm, giá bán, số lượng tồn kho giúp nhân viên mới nhanh chóng quen việc hơn. Ngoài ra, tính năng danh sách kho với khả năng ghi chú vị trí kho sản phẩm sẽ giúp người bán hàng dễ dàng tìm thấy sản phẩm.

5. Khó kiểm soát doanh thu, lời - lỗ

Vì cửa hàng tập trung bán lẻ, giá trị món hàng không lớn nên nếu không tính toán, bạn sẽ khó biết được lãi lỗ trong ngày, trong tháng là bao nhiêu, mặt hàng nào đang bán chạy,... Phần mềm TrustSales với hệ thống báo cáo đa dạng, chi tiết sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh cửa hàng tạp hoá theo thời gian thực mà không cần tính toán sổ sách bằng tay nữa, cung cấp cho bạn cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả nhất.

quản lý cửa hàng tạp hóa - TrustSales
Phần mềm giúp bạn quản lý toàn bộ hoạt động của cửa hàng

Bạn có thể quản lý:

  • Số tiền thực thu, thống kê doanh thu
  • Chi phí bỏ ra, lãi lỗ định kỳ
  • Dòng tiền hiện tại
  • Gợi ý nhập kho
  • Hiệu suất nhân viên

6. Khó khăn khi quản lý công nợ với các nhà cung cấp

Cửa hàng đã nhập những món hàng nào? Nhập với số lượng bao nhiêu? Giá tiền nhập hàng? Trạng thái thanh toán của đơn hàng ra sao?,... Đây đều là những vấn đề rắc rối mà chủ cửa hàng gặp phải khi quản lý tiền hàng với nhà cung cấp.

Sổ sách sẽ không giúp bạn giải quyết được các vấn đề này, đôi khi nó còn gây ra tranh cãi nếu ghi chép sai lệch. Để kinh doanh lâu dài và hiệu quả, bạn nên chọn cách quản lý cửa hàng tạp hóa từ xa bằng phần mềm. TrustSales sẽ giúp bạn tạo đơn nhập hàng và theo dõi chi tiết công nợ với nhà cung cấp.

cách quản lý cửa hàng tạp hóa từ xa  - TrustSales
Phần mềm TrustSales giúp bạn kiểm soát thông tin khi làm việc với nhà cung cấp

Trên đây là 6 khó khăn mà các cửa hàng hay gặp phải. Để giải quyết các vấn đề này, bạn nên thay đổi cách quản lý cửa hàng tạp hóa truyền thống bằng giải pháp hiện đại, tiện lợi hơn là phần mềm TrustSales. Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày ngay hôm nay và trải nghiệm 1 tuần bán hàng nhẹ nhàng, hiệu quả!

 

Trustsales phần mềm bán hàng đa kênh miễn phí

Nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, quản lý bán hàng online

Bài viết liên quan

TrustSales